Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren

Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren

Die S-KON New Business AG, S-KON eKontor 24 GmbH, S-KON Sales Kontor Hamburg GmbH und S-KON Management Kontor GmbH und seine Tochtergesellschaften (im Folgenden „S-KON Gruppe“ oder S-KON genannt) nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und beachten die Regelungen der anwendbaren Datenschutzgesetze. Personenbezogene Daten werden nur im für den jeweiligen Zweck notwendigen Umfang verarbeitet. Unsere Mitarbeitenden sind entsprechend den gesetzlichen Regelungen zur Verschwiegenheit, Geheimhaltung sowie zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet worden.

Im Folgenden informieren wir insbesondere über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Bewerbungen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Telefonnummer.

Kontaktdaten der Verantwortlichen

Verantwortliche gem. Art. 4 Abs. 7 DS-GVO sind:
S-KON New Business AG,
S-KON eKontor 24 GmbH,
S-KON Sales Kontor Hamburg GmbH;
S-KON Management Kontor GmbH

Gasstraße 4c 22761 Hamburg

Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

Unsere Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Niklas Hanitsch
secjur GmbH
Falkensteiner Ufer 40
22587 Hamburg

Telefon: +49 40 809081146

Sie können sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz sowie zur Ausübung Ihrer Rechte direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit sich an S-KON direkt zu wenden. Hierfür können Sie eine E-Mail an datenschutz@skon.de schreiben.

Datenkategorien, Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Im Zuge Ihrer Bewerbung werden von uns insbesondere die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen erhoben und verarbeitet:

  • Geschlecht
  • Nachname, Vorname
  • Anschrift
  • Telefonnummer
  • E-Mail
  • Geburtstag
  • Staatsangehörigkeit
  • ggf. Gesundheitsdaten (z.B. Schwerbehinderung, Mutterschutz)
  • Berufserfahrung
  • Position, auf die Sie sich bewerben
  • Standort
  • Arbeitszeitmodell
  • Eintrittstermin
  • Gehaltsvorstellung
  • Schulabschluss / Ausbildung / Studium / Zusatzqualifikation / Praktika / Arbeitseinsätze
  • EDV-Kenntnisse / Sprachkenntnisse
  • Anlagen-Upload für Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate u. ä.)
  • ggf. Video, Sprachnachricht, welche(s) im Rahmen der Bewerbung übermittelt werden

Wir empfehlen Ihnen daher, keine Angaben bezüglich besonders sensibler Daten (z.B. Angaben über geistige und körperliche Gesundheit, rassische oder ethnische Herkunft, zu politischen Meinungen, religiösen oder philosophischen Überzeugungen, Mitgliedschaften in einer Gewerkschaft oder politischen Partei) zu machen. Übermitteln Sie uns Angaben dieser Art, so erklären Sie sich ausdrücklich damit einverstanden, dass die S-KON Gruppe diese Daten, zum Zwecke der Bewerbungsabwicklung, verarbeiten darf.

Die von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung gemachten Angaben werden von der S-KON Gruppe ausschließlich für Zwecke genutzt, die im Zusammenhang mit der Erfassung Ihres Interesses an einer aktuellen oder zukünftigen Beschäftigung und der Bearbeitung Ihrer Bewerbung stehen. Umfasst sind die Prüfung Ihrer Bewerbungsunterlagen sowie Ihrer in Bewerbungsgesprächen und Auswahlverfahren offengelegten Informationen, zur Kontaktaufnahme, in einigen Fällen zur Rückerstattung der Fahrtkosten sowie zur Speicherung, um jene Informationen aus Ihrer Bewerbung vorhalten zu können, die Sie uns unaufgefordert übermittelt haben. Zudem werden Ihre Daten auch an die intern jeweils zuständigen Stellen weitergeleitet, um Ihre Bewerbung inhaltlich prüfen zu können.

Wir verwenden personenbezogene Daten nur, wenn es hierfür eine gesetzliche Grundlage gibt oder Sie der Verarbeitung zugestimmt haben. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfolgt auf der Basis folgender Rechtsgrundlagen:

  • § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG (i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO) für die Begründung und Durchführung des Arbeitsvertrages.
  • § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG (i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO) zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen, denen der Arbeitgeber unterliegt.
  • § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG (i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) zur Wahrung der berechtigten Interessen der S-Kon Gruppe oder eines Dritten, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen.
  • § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG (i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO) auf der Grundlage einer von Ihnen erteilen Einwilligung.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten gem. Art. 9 DS-GVO) verarbeitet werden, z.B. Erfassung einer Schwerbehinderung wegen Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe, dient dies im Rahmen der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten und der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage von § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG (i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. b) DS-GVO) zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes.

Sofern wir Ihre Einwilligung einholen (z. B. für die Aufnahme in unseren Bewerberpool) stellt diese die Rechtsgrundlage i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) DSGVO für die Datenverarbeitung dar.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt durch uns selbst oder durch von uns beauftragte Dienstleistungsunternehmen. Im letztgenannten Fall werden wir sicherstellen, dass Dienstleistungsunternehmen die einschlägigen gesetzlichen Datenschutzregeln und die sich aus diesem Datenschutzhinweis ergebenden Verpflichtungen einhalten.

Wir benutzen für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Bearbeitung der Bewerbungen – mit Ausnahme der „Kurzbewerbungen“ auf skon.de – das Bewerbermanagementsystem von der softgarden e-recruiting GmbH, Tauentzienstraße 14, 10789 Berlin, welche zum Teil wiederum weitere Bewerbungsplattformen, wie z.B. Monster und Indeed einsetzen kann. Hierbei werden Ihre Daten auch von diesen Plattformen im Einzelfall eingesammelt und über Softgarden an S-KON weitergegeben oder an diese Plattformen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermittelt.

Die Informationen, die Sie uns mitteilen, werden vertraulich behandelt und nur innerhalb der S-KON Gruppe an diejenigen Personen weitergegeben, die mit dem Bewerbungsverfahren befasst sind (z. B. Personalabteilung, Fachabteilungsleiter).

Für Ihre Bewerbung über WhatsApp arbeiten wir mit dem Dienstleister Sinch MessengerPeople GmbH, Seidlstraße 8, 80335 München, zusammen.

Sinch MessengerPeople GmbH ist ein Meta-Partner und stellt der S-KON Gruppe eine WhatsApp Business Plattform (API) zur Verfügung, um direkt mit Ihnen, im Zuge Ihres Bewerbungsverfahren, zu kommunizieren. Sofern Sie darüber hinaus eingewilligt haben, kontaktieren wir Sie zu Ihrer „Kurzbewerbung“ ebenfalls über WhatsApp.

Rechtsgrundlage für den Einsatz und die Übermittlung Ihrer Daten an Sinch MessengerPeople GmbH ist dabei Ihre Einwilligung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) DSGVO.

Bei dem Messenger-Anbieter von WhatsApp, Meta Platforms Ireland Limited, Serpentine Avenue, Block J, Dublin 4 Ireland oder dazugehörige Unternehmen (Meta), werden durch die Nutzung der Benutzeroberfläche keine personenbezogenen Daten von Ihnen gespeichert. Es wird lediglich die verschlüsselte Kommunikation zwischen S-KON und dem Bewerbendendgerät über Meta übertragen.

Weitergabe an ein Drittland

Wir beabsichtigen nicht, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittl¬and oder eine internationale Organisation zu übermitteln.

Bewerbung Minderjähriger

Sofern Sie noch minderjährig sind, also das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, und sich bei uns bewerben möchten, setzen wir voraus, dass Ihnen die Einwilligung Ihrer gesetzlichen Vertreter (i.d.R. Ihrer Eltern) vorliegt. Sofern Sie das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, ist Ihrer Bewerbung zwingend eine Einwilligungserklärung der gesetzlichen Vertreter beizufügen. Liegt uns diese Einwilligungserklärung nicht vor, kann Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt werden und Ihre Daten werden umgehend gelöscht.

Einwilligung in die Nutzung von WhatsApp

Sofern Sie zuvor eingewilligt haben, können Sie Ihre Bewerbung proaktiv über die vorhandenen QR-Codes auf den Stellenanzeigen via WhatsApp versenden und/oder das Bewerbungsverfahren über WhatsApp durchführen.

Wir weisen darauf hin, dass die S-KON Gruppe den Umgang mit den Nutzerdaten und Ihre Verarbeitung durch den Dienst WhatsApp nicht beeinflussen kann. Nach unserem Kenntnisstand werden dabei bei dem Messenger-Anbieter von WhatsApp, Meta Platforms Ireland Limited, Serpentine Avenue, Block J, Dublin 4 Ireland oder dazugehörige Unternehmen (Meta), durch die Nutzung keine personenbezogenen Daten von Ihnen gespeichert. Es wird lediglich die verschlüsselte Kommunikation zwischen S-KON und dem Bewerbendendgerät über Meta übertragen.

Die Einzelheiten zur Datenverarbeitung durch WhatsApp kann der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp unter dem folgenden Link entnommen werden:

https://www.whatsapp.com/legal?eea=0#privacy-policy

Sie können die ausdrücklich erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber durch eine Mitteilung an info@skon.de oder eine Mitteilung an S-KON Sales Kontor GmbH, Personalabteilung, Gasstraße 4c 22761 Hamburg, widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, wird durch den Widerruf nicht berührt.

Dauer der Datenspeicherung

Ihre Daten werden, wenn wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen konnten, spätestens nach 3 Monaten gelöscht, außer Sie gestatten uns über eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO eine längere Speicherdauer im Bewerberpool. Sollten Sie Ihre Bewerbung zurückziehen, werden wir Ihre Daten selbstverständlich unverzüglich löschen. Folgt Ihrer Bewerbung der Abschluss eines Vertrages mit der S-KON Gruppe, so werden Ihre Daten zum Zwecke des Organisations- und Verwaltungsprozesses und unter Beachtung der rechtlichen Vorschriften genutzt.

Ihre Rechte

a) Recht auf Bestätigung

Jede betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber eingeräumte Recht, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Möchte eine betroffene Person dieses Bestätigungsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an einen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.

b) Recht auf Auskunft

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, jederzeit von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen unentgeltliche Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Auskunft zu erhalten. Ferner hat der Europäische Richtlinien- und Verordnungsgeber der betroffenen Person Auskunft über folgende Informationen zugestanden:

  • die Verarbeitungszwecke
  • die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
  • die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen
  • falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
  • das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung
  • das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
  • wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden: Alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten
  • das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Abs.1 und 4 DS-GVO und — zumindest in diesen Fällen — aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person

Ferner steht der betroffenen Person ein Auskunftsrecht darüber zu, ob personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt wurden. Sofern dies der Fall ist, so steht der betroffenen Person im Übrigen das Recht zu, Auskunft über die geeigneten Garantien im Zusammenhang mit der Übermittlung zu erhalten.

Möchte eine betroffene Person dieses Auskunftsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an einen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.

c) Recht auf Berichtigung

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, die unverzügliche Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner steht der betroffenen Person das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten — auch mittels einer ergänzenden Erklärung — zu verlangen.

Möchte eine betroffene Person dieses Berichtigungsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an einen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.

d) Recht auf Löschung (Recht auf Vergessen werden)

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist:

  • Die personenbezogenen Daten wurden für solche Zwecke erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet, für welche sie nicht mehr notwendig sind.
  • Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DS-GVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
  • Die betroffene Person legt gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein, und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder die betroffene Person legt gemäß Art. 21 Abs. 2 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
  • Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
  • Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
  • Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DS-GVO erhoben.

Sofern einer der oben genannten Gründe zutrifft und eine betroffene Person die Löschung von personenbezogenen Daten, die bei der S-KON Gruppe gespeichert sind, veranlassen möchte, kann sie sich hierzu jederzeit an einen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden. Der Mitarbeiter der S-KON Gruppe wird veranlassen, dass dem Löschverlangen unverzüglich nachgekommen wird.

Wurden die personenbezogenen Daten von der S-KON Gruppe öffentlich gemacht und ist unser Unternehmen als Verantwortlicher gemäß Art. 17 Abs. 1 DS-GVO zur Löschung der personenbezogenen Daten verpflichtet, so trifft die S-KON Gruppe unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um andere für die Datenverarbeitung Verantwortliche, welche die veröffentlichten personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber in Kenntnis zu setzen, dass die betroffene Person von diesen anderen für die Datenverarbeitung Verantwortlichen die Löschung sämtlicher Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt hat, soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist. Der Mitarbeiter der S-KON Gruppe wird im Einzelfall das Notwendige veranlassen.

e) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

  • Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von der betroffenen Person bestritten, und zwar für eine Dauer, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
  • Die Verarbeitung ist unrechtmäßig, die betroffene Person lehnt die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangt stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten.
  • Der Verantwortliche benötigt die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, die betroffene Person benötigt sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Die betroffene Person hat Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt und es steht noch nicht fest, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.

Sofern eine der oben genannten Voraussetzungen gegeben ist und eine betroffene Person die Einschränkung von personenbezogenen Daten, die bei der S-KON Gruppe gespeichert sind, verlangen möchte, kann sie sich hierzu jederzeit an einen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden. Der Mitarbeiter der S-KON Gruppe wird die Einschränkung der Verarbeitung veranlassen.

f) Recht auf Datenübertragbarkeit

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche durch die betroffene Person einem Verantwortlichen bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie hat außerdem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DS-GVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, sofern die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche dem Verantwortlichen übertragen wurde.

Ferner hat die betroffene Person bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 Abs. 1 DS-GVO das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

Zur Geltendmachung des Rechts auf Datenübertragbarkeit kann sich die betroffene Person jederzeit an einen Mitarbeiter der S-KON Gruppe wenden.

g) Recht auf Widerspruch

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben e oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Die S-KON Gruppe verarbeitet die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die den Interessen, Rechten und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zudem hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die sie betreffende Verarbeitung personenbezogener Daten, die bei der S-KON Gruppe zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gemäß Art. 89 Abs. 1 DS-GVO erfolgen, Widerspruch einzulegen, es sei denn, eine solche Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich.

Zur Ausübung des Rechts auf Widerspruch kann sich die betroffene Person direkt jeden Mitarbeiter der S-KON Gruppe oder einen anderen Mitarbeiter wenden. Der betroffenen Person steht es ferner frei, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft, ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG, ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

h) Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung — einschließlich Profiling — beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, sofern die Entscheidung (1) nicht für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen erforderlich ist, oder (2) aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Rechte und Freiheiten sowie der berechtigten Interessen der betroffenen Person enthalten oder (3) mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person erfolgt.

Ist die Entscheidung (1) für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen erforderlich oder (2) erfolgt sie mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person, trifft die S-KON Gruppe angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie die berechtigten Interessen der betroffenen Person zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

Möchte die betroffene Person Rechte mit Bezug auf automatisierte Entscheidungen geltend machen, kann sie sich hierzu jederzeit an einen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.

i) Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen.

Möchte die betroffene Person ihr Recht auf Widerruf einer Einwilligung geltend machen, kann sie sich hierzu jederzeit an einen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.

Stand: 30.05.2025

Privacy Notice

Data processing in the application process

S-KON New Business AG, S-KON eKontor 24 GmbH, S-KON Sales Kontor Hamburg GmbH, and S-KON Management Kontor GmbH and their subsidiaries (hereinafter referred to as “S-KON Group” or “S-KON”) take the protection of your personal data very seriously and comply with the provisions of the applicable data protection laws. Personal data will only be processed to the extent necessary for the respective purpose. Our employees have been instructed to maintain confidentiality and comply with data protection regulations in accordance with the statutory provisions.

Below, we provide specific information about the processing of personal data in connection with job applications. Personal data is any data that can be related to you personally, e.g., name, address, email addresses, telephone number.

Contact details of the Data Controllers

Controllers pursuant to Art. 4 (7) GDPR are:

  • S-KON New Business AG,
  • S-KON eKontor 24 GmbH,
  • S-KON Sales Kontor Hamburg GmbH;
  • S-KON Management Kontor GmbH

Gasstraße 4c, 22761 Hamburg

Contact details of our Data Protection Officer

You can contact our Data Protection Officer as follows:

Niklas Hanitsch

secjur GmbH

Falkensteiner Ufer 40

22587 Hamburg


Phone: +49 40 809081146

You can contact our Data Protection Officer directly at any time if you have any questions or suggestions regarding data protection or the exercise of your rights.

You also have the option of contacting S-KON directly. To do so, please send an email to datenschutz@skon.de.

Data categories, purpose of data processing, and legal basis

In the course of your application, we will collect and process the following personal data from you in particular:

  • Gender
  • Last name, first name
  • Address
  • Phone
  • Email
  • Birth
  • Citizenship
  • Health data (e.g., severe disability, maternity leave)
  • Professional
  • Position you are applying for
  • Location
  • Working time model
  • Start date
  • Salary expectations
  • School leaving certificate / training / studies / additional qualifications / internships / work experience
  • IT skills / language skills
  • Upload of application documents (cover letter, resume, references, certificates, etc.)
  • If applicable, video or voice message to be submitted as part of the application

We therefore recommend that you do not provide any particularly sensitive data (e.g., information about mental and physical health, racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, membership in a trade union or political party). By submitting such information, you expressly agree that the S-KON Group may process this data for the purpose of processing your application.

The information you provide in your application will be used by the S-KON Group exclusively for purposes related to recording your interest in current or future employment and processing your application. This includes reviewing your application documents and the information you disclose in interviews and selection procedures, contacting you, in some cases reimbursing travel expenses, and storing the information you have provided to us unsolicited in your application. In addition, your data will also be forwarded to the relevant internal departments so that they can review the content of your application.

We only use personal data if there is a legal basis for doing so or if you have consented to the processing. The processing of your personal data within the framework of the application process is based on the following legal grounds:

  • § 26 (1) sentence 1 of the Federal Data Protection Act (BDSG) (in conjunction with Art. 6 (1) lit. b) DS-GVO) for the establishment and execution of the employment contract.
  • § 26 (1) sentence 1 BDSG (in conjunction with Art. 6 (1) lit. c) GDPR) for the fulfillment of legal obligations to which the employer is subject.
  • § 26 (1) sentence 1 BDSG (in conjunction with Art. 6 (1) lit. f) GDPR) for the protection of the legitimate interests of the S-Kon Group or a third party, unless your interests or fundamental rights and freedoms prevail.
  • § 26 (2) sentence 1 BDSG (in conjunction with Art. 6 (1) lit. a) GDPR) on the basis of your consent.

Insofar as special categories of personal data (e.g., health data pursuant to Art. 9 GDPR) are processed, e.g., recording of a severe disability for the purpose of determining the severe disability levy, this serves within the framework of the establishment of the employment relationship for the exercise of rights and the fulfillment of legal obligations arising from labor law, social security law, and social protection. Processing is carried out on the basis of Section 26 (3) sentence 1 BDSG (in conjunction with Art. 9 (2) lit. b) GDPR) for the exercise of rights or the fulfillment of legal obligations arising from labor law, social security law, and social protection.

If we obtain your consent (e.g. for inclusion in our applicant pool), this constitutes the legal basis within the meaning of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. a) GDPR for data processing.

Recipients of your personal data

The processing of personal data is carried out by us or by service providers commissioned by us. In the latter case, we will ensure that service providers comply with the relevant statutory data protection rules and the obligations arising from this privacy policy.

With the exception of “short applications” on skon.de, we use the applicant management system of softgarden e-recruiting GmbH, Tauentzienstraße 14, 10789 Berlin, to carry out the application process and process applications. This system may in turn use other application platforms, such as Monster and Indeed. In this context, your data may also be collected by these platforms in individual cases and passed on to S-KON via Softgarden or transmitted to these platforms in connection with your application.

The information you provide will be treated confidentially and will only be passed on within the S-KON Group to those persons involved in the application process (e.g., Human Resources, department heads).

For your application via WhatsApp, we work with the service provider Sinch MessengerPeople GmbH, Seidlstraße 8, 80335 Munich, Germany.

Sinch MessengerPeople GmbH is a meta-partner and provides the S-KON Group with a WhatsApp Business Platform (API) to communicate directly with you during your application process.

If you have also given your consent, we will contact you via WhatsApp regarding your “short application.”

The legal basis for the use and transfer of your data to Sinch MessengerPeople GmbH is your consent within the meaning of Art. 6 (1) (a) GDPR.

The messenger provider of WhatsApp, Meta Platforms Ireland Limited, Serpentine Avenue, Block J, Dublin 4 Ireland, or its affiliated companies (Meta), does not store any personal data about you when you use the user interface. Only the encrypted communication between S-KON and the applicant's device is transmitted via Meta.

Transfer to a third country

We do not intend to transfer your personal data to a third country or an international organization.

Applications from minors

If you are still a minor, i.e. you have not yet reached the age of 18, and would like to apply to us, we require that you have the consent of your legal representatives (usually your parents). If you are under the age of 16, your application must be accompanied by a declaration of consent from your legal representatives. If we do not receive this declaration of consent, your application cannot be considered and your data will be deleted immediately.

Consent to the use of WhatsApp

If you have given your prior consent, you can proactively send your application via WhatsApp using the QR codes provided in the job advertisements and/or complete the application process via WhatsApp.

We would like to point out that the S-KON Group has no influence on the handling of user data and its processing by the WhatsApp service. To the best of our knowledge, no personal data about you is stored by WhatsApp's messenger provider, Meta Platforms Ireland Limited, Serpentine Avenue, Block J, Dublin 4 Ireland, or any of its affiliated companies (Meta), when you use the service. Only encrypted communication between S-KON and the applicant's device is transmitted via Meta.

Details on data processing by WhatsApp can be found in WhatsApp's privacy policy at the following link:

WhatsApp Legal Resources

You can revoke your express consent at any time with future effect by sending a message to info@skon.de or a message to S-KON Sales Kontor GmbH, Human Resources Department, Gasstraße 4c, 22761 Hamburg, Germany. The legality of the processing carried out on the basis of your consent until revocation remains unaffected by the revocation.

Duration of data storage

If we are unable to consider your application, your data will be deleted after 3 months at the latest, unless you consent to a longer storage period in the applicant pool in accordance with Art. 6 (1) lit. a) GDPR. If you withdraw your application, we will of course delete your data immediately. If your application is followed by the conclusion of a contract with the S-KON Group, your data will be used for organizational and administrative purposes and in compliance with legal regulations.

Your rights:

a) Right to confirmation

Every data subject has the right granted by European directives and regulations to request confirmation from the controller as to whether personal data concerning them is being processed. If a data subject wishes to exercise this right of confirmation, they may contact an employee of the controller at any time.

b) Right to information

Any person affected by the processing of personal data has the right granted by European directives and regulations to obtain, at any time, free of charge, information from the controller about the personal data stored about them and a copy of this information. Furthermore, European directives and regulations grant the data subject the right to obtain the following information:

  • the purposes of the Processing
  • the categories of personal data that are processedProcessing
  • the recipients or categories of recipients to whom the personal data have been or will be disclosed, in particular recipients in third countries or international organizationsProcessing
  • if possible, the planned duration for which the personal data will be stored or, if this is not possible, the criteria for determining this durationProcessing
  • the existence of a right to rectify or erase personal data concerning them or to restrict processing by the controller or a right to object to such Processing
  • the existence of a right to lodge a complaint with a supervisory authorityProcessing
  • if the personal data are not collected from the data subject: all available information on the origin of the dataProcessing
  • the existence of automated decision-making, including profiling, pursuant to Article 22(1) and (4) of the GDPR and, at least in those cases, meaningful information about the logic involved, as well as the significance and the envisaged consequences of such processing for the data subject

Furthermore, the data subject has the right to obtain information on whether personal data has been transferred to a third country or to an international organization. If this is the case, the data subject also has the right to obtain information on the appropriate safeguards relating to the transfer.

If a data subject wishes to exercise this right to information, they may contact an employee of the controller at any time.

c) Right to rectification

Any person affected by the processing of personal data has the right granted by European directives and regulations to request the immediate rectification of inaccurate personal data concerning them. Furthermore, the data subject has the right to request the completion of incomplete personal data, including by means of a supplementary statement, taking into account the purposes of the processing.

If a data subject wishes to exercise this right to rectification, they may contact an employee of the data controller at any time.

d) Right to erasure (right to be forgotten)

Any person affected by the processing of personal data has the right granted by European directives and regulations to request that the controller delete personal data concerning them without delay if one of the following reasons applies and provided that the processing is not necessary:

  • The personal data has been collected or otherwise processed for purposes for which it is no longer necessary.
  • The data subject withdraws consent on which the processing is based in accordance with Art. 6 para. 1 letter a GDPR or Art. 9 para. 2 letter a GDPR, and there is no other legal basis for the processing.
  • The data subject objects to the processing pursuant to Art. 21 (1) GDPR and there are no overriding legitimate grounds for the processing, or the data subject objects to the processing pursuant to Art. 21 (2) GDPR.
  • The personal data has been processed unlawfully.
  • The erasure of the personal data is necessary for compliance with a legal obligation to which the controller is subject under Union law or the law of the Member States.
  • The personal data was collected in relation to information society services offered in accordance with Art. 8 (1) GDPR.

If one of the above reasons applies and a data subject wishes to have personal data stored by the S-KON Group deleted, they may contact an employee of the controller at any time. The S-KON Group employee will ensure that the deletion request is complied with immediately.

If the personal data has been made public by the S-KON Group and our company is obliged to delete the personal data in accordance with Art. 17 (1) GDPR, the S-KON Group shall take appropriate measures, including technical measures, taking into account the available technology and implementation costs, to inform other data controllers who process the published personal data that the data subject has requested the other controllers to delete all links to this personal data or copies or replications of this personal data, unless the processing is necessary. The S-KON Group employee will take the necessary steps in each individual case.

e) Right to restriction of processing

Any person affected by the processing of personal data has the right granted by European directives and regulations to request the controller to restrict processing if one of the following conditions is met:

  • The accuracy of the personal data is contested by the data subject, for a period enabling the controller to verify the accuracy of the personal data.
  • The processing is unlawful, the data subject opposes the erasure of the personal data and requests the restriction of the use of the personal data instead.
  • The controller no longer needs the personal data for the purposes of the processing, but the data subject needs it for the establishment, exercise, or defense of legal claims.
  • The data subject has objected to the processing pursuant to Art. 21 (1) GDPR and it has not yet been determined whether the legitimate grounds of the controller override those of the data subject.

If one of the above conditions is met and a data subject wishes to request the restriction of personal data stored by the S-KON Group, they may contact an employee of the controller at any time. The S-KON Group employee will arrange for the processing to be restricted.

f) Right to data portability

Any person affected by the processing of personal data has the right, granted by European directives and regulations, to receive the personal data concerning them, which they have provided to a controller, in a structured, commonly used, and machine-readable format. They also have the right to transmit this data to another controller without hindrance from the controller to whom the personal data has been provided, provided that the processing is based on consent pursuant to Art. 6 (1) letter a GDPR or Art. 9 (2) letter a GDPR or on a contract pursuant to Art. 6 (1) (b) GDPR and the processing is carried out by automated means, unless the processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller.

Furthermore, when exercising their right to data portability pursuant to Art. 20 (1) GDPR, the data subject has the right to have the personal data transmitted directly from one controller to another, where technically feasible and provided that this does not adversely affect the rights and freedoms of others.

To exercise the right to data portability, the data subject may contact an employee of the S-KON Group at any time.

g) Right to object

Any person affected by the processing of personal data has the right, granted by the European Directive and Regulation, to object at any time, on grounds relating to their particular situation, to the processing of personal data concerning them on the basis of Art. 6 para. 1 lit. e or f GDPR. This also applies to profiling based on these provisions.

In the event of an objection, the S-KON Group will no longer process the personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override the interests, rights, and freedoms of the data subject, or the processing serves to assert, exercise, or defend legal claims.

In addition, the data subject has the right to object, on grounds relating to their particular situation, to the processing of personal data concerning them by the S-KON Group for scientific or historical research purposes or for statistical purposes in accordance with Art. 89 (1) GDPR, unless such processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest.

To exercise the right to object, the data subject may contact any employee of the S-KON Group or another employee directly. The data subject is also free to exercise their right to object in relation to the use of information society services, notwithstanding Directive 2002/58/EC, by means of automated procedures using technical specifications.

h) Automated individual decision-making, including profiling

Every data subject whose personal data is processed has the right granted by European directives and regulations not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning them or similarly significantly affects them, unless the decision (1) is necessary for the conclusion or performance of a contract between the data subject and the controller, or (2) is authorized by Union or Member State law to which the controller is subject and that law provides for appropriate measures to safeguard the rights and freedoms and legitimate interests of the data subject, or (3) is made with the express consent of the data subject.

If the decision (1) is necessary for the conclusion or performance of a contract between the data subject and the controller or (2) is made with the express consent of the data subject, the S-KON Group shall take appropriate measures to safeguard the rights and freedoms and legitimate interests of the data subject, including at least the right to obtain human intervention on the part of the controller, to express their point of view and to contest the decision.

If the data subject wishes to exercise rights relating to automated decisions, they may contact an employee of the controller responsible for processing at any time.

i) Right to withdraw consent under data protection law

Any person affected by the processing of personal data has the right granted by European directives and regulations to withdraw consent to the processing of personal data at any time.

If the data subject wishes to exercise their right to withdraw consent, they may contact an employee of the controller at any time.

Status: May 30, 2025